Comment définir son budget café au bureau ?

Vous êtes office manager, responsable des services généraux ou en charge de l’environnement de travail dans vos bureaux et vous avez la lourde tâche de choisir un prestataire café ? Vos collègues vous demandent de choisir le meilleur café, mais votre boss veut le moins cher et vous ne savez pas comment arbitrer ? L’idéal étant déjà de comprendre votre besoin, puis d’avoir une idée de combien cela devrait coûter.


Quels sont mes besoins pour boire un café en entreprise ?


Pour pouvoir consommer votre café au bureau, un premier constat semble évident : vous avez besoin de café. Pour ne pas vous le verser sur les mains, vous aurez surement besoin d’une tasse et, à moins d’être magicien, une machine qui réalise ce café semble obligatoire. Enfin, parce que vous n’aurez peut-être pas envie de vous occuper de remplir cette machine au quotidien ou encore moins de vous la jouer mécanicien le jour où une panne interviendra, vous aurez besoin de vous faire accompagner par un professionnel.


Maintenant que l’on connaît les besoins pour se faire un café au bureau, quelles sont vos options ?


Comment calculer son budget café mensuel au bureau ?


On sait donc maintenant que pour calculer son budget café en entreprise, il faut additionner 3 grands critères:


Le coût d’achat ou de location d’une machine à café

Le coût d’achat des consommables : café, gobelets, sucre, lait etc.

Le coût de services éventuels


1. L’achat ou la location d’une machine à café

Ici, l’idée n’est pas de vous aider à décider si vous préférez acheter ou louer une machine à café (on a d’ailleurs déjà fait un article sur le sujet) mais de vous aider à vous poser les bonnes questions avant de sélectionner la machine que vous installerez dans vos bureaux. Voici une liste de questions à se poser :

  • Faut-il uniquement du café ou également d’autres boissons chaudes (chocolat chaud, thé, café noisette ou vanille ?)

  • De quelle place je dispose dans mes locaux pour cette machine ?

  • Combien de cafés dois-je servir par jour ?

  • Est-ce que je dispose d’une arrivée d’eau pour y raccorder ma machine ?

  • Qu’est-ce qui est le plus économique ?

  • Qu’est-ce qui est le plus écologique ?

  • Qu’est-ce qui est le plus pratique (facile d’usage) ?

  • Quels sont les risques de casse ou de problèmes techniques ? Et quelles sont les solutions ?

En répondant à ces questions, vous allez naturellement définir votre choix parmi les options existantes sur le marché. Pour connaître le détail (avantages et inconvénients) des types de machines existantes en entreprise, on vous invite à consulter notre dernier article ICI. Cependant, selon votre choix, le coût pour votre entreprise variera de la façon suivante :

La cafetière à l’achat entre 10 € et 40 €

Les machines à dosettes à l’achat entre 90 € et 200 €

Machines à café en grain avec broyeur (Table-Top) à l’achat entre 300 € et 2500 € en location entre 50 à 100€ / mois

Machine à café + boissons chaudes (Table-Top) à l’achat entre 1000 € et 4500 € en location entre 70 à 150 € / mois


→ A noter que pour ces deux types de machines, si vous n’avez pas de table ou de meuble pour accueillir la machine, vous pouvez demander à votre fournisseur de vous le fournir ce qui augmentera un peu le coût.

Distributeur automatique de café et boissons chaudes (freestanding)

à l’achat entre 4500 € et 9000 € en location entre 150 à 250 € / mois


Important = La location et l’achat, ne sont pas les seules options existantes. Il est possible de demander à son fournisseur de café la mise à disposition gratuite d’une machine. Dans ce cas, son coût est amorti via les consommations. Vous aurez donc un prix à la tasse plus élevé et serez tenu de consommer un minimum de tasses sur la durée du contrat.


2. Le coût d’achat mensuel des consommables

Quel est le coût en matière première de chaque tasse de café, chocolat chaud, thé ou autres boissons qui vont être servies à vos collaborateurs ? Cette question est essentielle pour définir ou respecter votre budget puisqu’une fois que vous avez défini un coût à la tasse, il vous suffit de le multiplier au nombre de tasses que vous faites dans le mois.

Comment calculer mon coût à la tasse ?

Il vous suffit de connaître le coût d’une matière première (comme par exemple 1kg de café ou de chocolat, ou un pack de mille gobelets ou encore de 25 sachets de thé) et de le rapporter à une consommation unique. Les prix des matières premières peuvent être très variables en fonction de vos envies mais globalement, vous trouverez :

  • du café en grain à partir de 8€/kg jusqu’à 40€/kg (à la tasse, 1kg = 140 café donc entre 0,05€ et 0,28€ la tasse)

  • du chocolat entre 7€/kg et 25€/kg (à la tasse, 1kg = 45 boissons chocolatées, donc entre 0,15€ et 0,55€ la tasse)

  • des boites de 20 à 25 sachets de thé entre 5€ et 12€

  • des capsules (café ou autres) entre 0,15€ et 0,50€ la dosette

Le choix que vous ferez dépendra uniquement de votre budget et/ou de vos goûts. Pour vous aider, vous pouvez cependant demander à votre fournisseur d’organiser une dégustation. Vous pouvez aussi vous même vous renseigner sur vos préférences entre les différents types de café Arabica, Robusta ou Blend ou encore aller jusqu’à comprendre l’art de la torréfaction pour mieux choisir votre café.


Comment calculer mon budget mensuel en consommables ?

A partir de là, on peut facilement obtenir son budget mensuel en consommables en multipliant le coût d’une tasse au nombre de boissons consommées (par personne et par jours) par le nombre de jours travaillés dans le mois. NB très pratique : Lorsque vous offrez le café aux salariés, la moyenne de consommations est toujours de 2 boissons par jour et par personne (oui, oui, peu importe que Michel de la compta n’en boive pas et que John le commercial carbure à 10 par jour. C’est une moyenne nationale qui ne bouge jamais.)

NB 2 : Vous connaissez surement mieux que nous le nombre de jours ouvrés dans votre entreprise mais il est souvent de 22.


DONC si je suis en charge d’acheter du café (j’en sélectionne un à 20€ du kilo) pour une société qui travaille 22 jours / mois et qui compte 50 salariés. Mon budget est de :


100 * 0,14 * 22 = 308 € HT


Cependant, on oublie souvent d’ajouter à cela que certains salariés voudront du sucre et qu’ils n’ont pas de mugs. Dans ce cas, il faut ajouter 2 centimes pour le sucre et 3 centimes le gobelet carton. Soit :


100 * 0,19 * 22 = 418 € HT

Enfin, si vous louez une machine de café et boissons chaudes (disons à 90€ / mois) vous avez donc à ce stade un budget global mensuel de = 418 + 90 = 508€ HT.


→ Dans le cadre d’une mise à disposition gratuite de la machine, le budget est en réalité similaire puisque l’amortissement de celle-ci est rapporté à la tasse. Les 90€ sont divisés par les 100 boissons journalières et par les 22 jours. Vous avez donc 90 / 22 / 100 = 4 centimes à ajouter à votre boisson : 100 * 0,23 * 22 = 506€ HT


3. Le coût des services éventuels


Vous avez désormais une notion du coût de votre machine et des matières premières. C’est maintenant simple, vous achetez une machine, vous achetez du café et le tour est joué n’est-ce pas ? Oui...alors...sauf que :

  • Comment le café est-il livré au bureau ? Dans quel délai ? A quel coût, d’ailleurs ?

  • Est-ce vraiment moi qui devrait remplir les bacs dès qu’ils sont vides ?

  • Que fais-je en cas de problème technique ?

  • Comment elle se nettoie cette satanée machine ?


Humm… avec ces questions vous mettez le doigt sur le dernier critère de coût dans votre budget café global : voulez vous du service ou pas ?

Si on reprend l’exemple ci-dessus et que vous souhaitez par exemple ne rien avoir à faire. Vous avez en moyenne des bacs qui permettent de délivrer 1,5 kg de café entre deux remplissages. 1,5 kg c’est 210 cafés. Or on sait que vous en consommez 100 par jour. Cela veut dire que tous les deux jours, votre machine est vide. On peut donc vous proposer de venir 2 à 3 fois par semaine dans votre entreprise pour remplir votre machine, la nettoyer et s’assurer que tout fonctionne bien (dans ce cas vous limitez énormément le risque de panne également).

C’est ici que le coût unitaire à la tasse peut augmenter le plus. En moyenne, vous pouvez compter entre 0,09€ et 0,15€ en plus dans votre budget. Donc si l’on reprend depuis le début notre exemple :


Coût machine = 4 centimes Coût sucre = 2 centimes Coût gobelet = 3 centimes Coût café = 14 centimes Coût service (moyenne) = 12 centimes Total = 0,35 €

Vous comprenez mieux désormais le coût d’une tasse de café ou de boisson chaude et la façon dont vous pouvez réaliser votre budget ou le respecter. Cependant, si vous souhaitez être accompagné, n’hésitez pas à nous envoyer un petit mail, nous serons ravis de vous aider :)

©2019 by Quartier Frais