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Café au bureau : Achat, location, quelle facturation pour votre machine et vos boissons ?




LA MACHINE


L’objet de l’article étant les modes de facturation, nous ne nous attarderons pas sur le modèle de machine qu’il faut sélectionner mais cela va sans dire que plus vous sélectionnerez une machine professionnelle de qualité, moins les problèmes techniques viendront vous ennuyer au quotidien.


Achat - L’indépendance à tous les niveaux

Il est tout à fait possible d’acheter votre propre machine à café afin de l’amortir dans le temps. Cette option permet un avantage principal : l’indépendance. Vous êtes indépendant vis à vis de votre fournisseur de café, ce qui peut vous permettre d’en changer quand bon vous semble. En effet, une fois que le contenant (la machine à café) vous appartient, vous pouvez acheter le contenu (le grain de café) au prix que vous le souhaitez.

Si votre indépendance est un avantage, cela représente aussi un inconvénient car dans le cas où vous achetez votre machine et votre propre café en grain, vous n’avez aucun service inclus. Vous vous passez donc de services de maintenance, d’hygiène, d’approvisionnement du café, mais également d’éventuels réglages de machine, adaptés au café sélectionné (temps d’extraction, mouture, recettes etc..).

Certaines sociétés vous permettent d’acheter une machine, puis d’acheter du café en ligne en proposant un service d’entretien. Assurez-vous dans ce cas là, que cet entretien technique est bien assuré par le fournisseur lui même et vérifiez dans quel délai.

Pour qui ?

L’achat est plutôt adapté pour des petites entreprises où tout le monde peut mettre la main à la patte pour remplir la machine, nettoyer les abords, en bref s’occuper du service.

Location

Une machine est mise à disposition de votre entreprise selon un contrat qui peut inclure plusieurs services et frais annexes (entretien technique, approvisionnement, gobelets, sucres, café, etc.) Alternative à l’achat, la location permet de débourser moins de trésorerie d’un seul coup mais vous obligera à vous engager sur une période auprès du fournisseur. Les contrats de location de machine à café en grain courent généralement sur une période de 2 à 5 ans.

Certaines offres vous permettront de louer uniquement la machine et son entretien, d’autres vous engageront à acheter en exclusivité leur café et ajusteront le prix à la tasse en fonction de vos volumes de consommation.

Attention cependant, en fonction de vos consommations, il est parfois plus intéressant lorsque vous êtes capable de vous engager, et que vous connaissez vos goûts, de demander à votre fournisseur un dépôt gratuit de la machine. Pour qui ?

Pour toutes entreprises désirantes d’un service all inclusive mais n’ayant pas assez de consommateurs. Ou pour celles qui souhaitent rester indépendantes sur l’achat du café. En effet, le café pouvant être acheté à un autre fournisseur que celui de la machine.


Dépôt gratuit - Pour ne plus rien faire

Le dépôt gratuit devrait vous être proposé quand vous êtes en mesure de vous engager sur un contrat de 2 à 5 ans pour un volume de consommation de café suffisant à un prix défini.

Dans ce type de contrat, le fournisseur vous propose une machine adaptée à votre volume de consommation et vous propose également un café adapté et défini avec vous. Lorsque le dépôt gratuit est privilégié comme option, vous ne faites plus rien. Le fournisseur gère l’approvisionnement des machines, l’entretien technique et le nettoyage. Les passages réguliers du fournisseur permettent de prévenir et réduire les taux de pannes.


Pour qui ?

Toutes les entreprises souhaitant une constance dans le goût du café et qui veut avoir un service régulier avec plusieurs passages par semaine de la part du fournisseur.

LES BOISSONS

Concernant les boissons, vous avez le choix d’offrir, en partie, ou totalement le café à vos salariés. Le fournisseur peut également installer des systèmes de monétique pour que les salariés payent leurs boissons chaudes. Le café gratuit Lorsque le café est gratuit pour vos salariés, il y a deux possibilités de facturation : 1) Facturer tous les consommables en vrac

Généralement lorsque vous êtes facturés au consommable, c’est que vous avez fait le choix de gérer vous même le remplissage de la machine à café. Dans ce cas, vous payez pour le café, le chocolat ou encore du sucre au kilo. 2) Facturer un prix à la tasse Généralement un tarif à la tasse comprend tout : le service, la machine et les consommables qui la remplisse. Le coût à la tasse peut donc dépendre de plusieurs facteurs : - Le volume de consommation

- le service attendu (l’entreprise s’occupe t-elle du réassort ou le fournisseur s’en occupe ?)

Le système est assez simple et à l’avantage d’être transparent ! Vous définissez avec votre fournisseur un prix à la tasse (à la consommation unique). Vous recevez un relevé de consommation en fin de mois que vous multiplié par votre prix unitaire et le tour est joué ! Le café payant

Pas besoin d’explications, le café a un prix, les salariés le payent par carte de crédit, badge ou monnaie. Il est cependant possible de trouver un mixe entre payant et gratuit. Vous pouvez par exemple proposer des badges à vos salariés sur lesquelles vous chargez un café gratuit par jour. Vous pouvez aussi prendre en charge la moitié du prix du café en machine, le montant affiché pour le salarié est donc beaucoup plus attractif !


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