Contrat café en entreprise : La checklist des 30 questions pour bien choisir votre prestataire en 2026

Lors de la dégustation commerciale, tout est parfait. Le café est bon, la machine brille, le discours est rodé. Trois mois plus tard, un lundi matin : la machine clignote rouge, le bac à marc déborde, le goût a changé, et le service client vous met en attente musicale.

En entreprise, le produit, ce n’est pas la machine. C’est le service.

C’est pour éviter de signer un contrat de 3 ans avec le mauvais partenaire que nous avons compilé la checklist la plus complète du marché : 30 questions concrètes pour faire la différence.

💡 L'essentiel à retenir Un contrat café en entreprise est un service global incluant la machine, le café, la maintenance, la logistique et la gestion des incidents. La satisfaction des collaborateurs dépend majoritairement de ces services annexes, et non du modèle de machine seul.

👥 1. Gestion quotidienne : qui fait quoi, concrètement ?

Objectif : savoir si vous achetez de la tranquillité… ou de la charge mentale.

1. Qui assure réellement le remplissage de la machine ?

• Le piège : Le prestataire dit "On livre le café", mais c'est à votre stagiaire de remplir la machine.

• La bonne question : Qui met les mains dedans ? Un prestataire sérieux gère le remplissage, les réglages, et prévoit un stock tampon pour éviter la rupture du lundi matin.
  

2. Qui est responsable du nettoyage quotidien ? Certaines machines nécessitent 10 à 15 minutes de nettoyage manuel par jour. Est-ce prévu dans le contrat ? Ou est-ce implicitement à la charge de vos équipes ?

3. Qui vide les bacs (marc, eaux usées) ? Si le bac se remplit en 48h et que le prestataire passe une fois par semaine, la machine se bloquera. ➡️ Solution : Demandez une évacuation directe ou des kits "gros volume".

4. Gérez-vous tous les consommables ? Gobelets, sucre, touillettes, lait, thé… 👉 Un seul prestataire = une seule facture = moins d’erreurs administrative.

5. Ai-je un interlocuteur dédié ? Tombez-vous sur une plateforme anonyme ou sur un Account Manager qui connaît vos locaux ?

💡 Le constat terrain La majorité des pannes de machines à café en entreprise proviennent en réalité d’une mauvaise gestion quotidienne (nettoyage oublié, bac plein) et non de problèmes techniques.

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🚚 2. Logistique & réassort (Spécial Paris / Île-de-France)

Objectif : éviter les ruptures et les livraisons fantômes.

6. Quelle est la fréquence réelle de réassort ? Hebdomadaire ? Bimensuelle ? Elle doit être calculée selon votre consommation réelle, et non calée sur la tournée du livreur qui vous arrange le moins.

7. Comment gérez-vous le stationnement à Paris et en banlieue ? C’est un point critique en IDF. Si le livreur ne peut pas se garer, la livraison est-elle reportée ? Chez Quartier Frais, nos tournées sont pensées pour garantir le passage même en centre-ville dense.

8. Le réassort inclut-il le rangement ? La rotation des stocks (mettre les anciens paquets devant) est un vrai métier. Une palette laissée à l’accueil n'est pas du service.

9. Peut-on ajuster les volumes rapidement ? Télétravail hybride, séminaire, mois d'août calme : le contrat doit s’adapter à vos fluctuations, pas vous bloquer avec des minimums rigides.

10. Reprenez-vous les emballages vides ? Un prestataire engagé repart avec ses cartons et ses déchets.

💡 L'expertise locale En Île-de-France, la fiabilité d’un service café dépend fortement de la capacité logistique du prestataire à opérer malgré les contraintes urbaines (bouchons, stationnement, étages).

🔗 À lire aussi : [Prestataire café en Île-de-France : comment bien choisir ?]

🛠️ 3. Maintenance préventive & hygiène : Le cœur du service

Objectif : garantir le goût et la sécurité sanitaire dans le temps.

11. La maintenance préventive est-elle incluse ? ⚠️ Attention au "Curatif uniquement". Sans prévention, c'est la machine encrassée garantie. Exigez un passage préventif toutes les 4 à 8 semaines.

12. Comment gérez-vous le calcaire ? En Île-de-France, l’eau est très dure (>30°f). Sans filtration active (Brita, BWT…) gérée par le pro : la qualité chute, les pannes explosent et la durée de vie est divisée par deux.

13. Les cycles de nettoyage sont-ils automatiques ? Moins d’intervention humaine requise = moins de risques d'oubli.

14. Comment est nettoyé le circuit lait ? C’est le point sanitaire critique. Le protocole doit être clair et certifié pour éviter les bactéries.

15. Existe-t-il un carnet d’entretien ? Papier ou digital, vous devez pouvoir vérifier les dates de passage des techniciens.

💡 Note technique Une machine à café professionnelle non filtrée en région parisienne peut perdre jusqu’à 30 % de qualité aromatique en tasse en quelques mois à cause du calcaire.

🔗 À lire aussi : Comment régler sa machine a café pour avoir un bon café au bureau ?

🔧 4. Pannes & SAV : Le crash test réel

Objectif : réduire le temps sans café.

16. Quel est le SLA (Délai d'intervention) contractuel ? "Rapide" ne veut rien dire. 👉 "Sous 24h ouvrées" est un minimum contractuel acceptable.

17. Existe-t-il une hotline technique compétente ? 30 % des pannes se règlent sans déplacement si l’assistance téléphonique est bonne.

18. Une machine de remplacement est-elle prévue ? Si la vôtre part en atelier, on vous prête quoi ? Pas une bouilloire, mais une machine équivalente.

19. Techniciens salariés ou sous-traitants ? Un technicien salarié connaît le parc machine, vos habitudes et l'accès à vos locaux. C'est un gage de sécurité.

20. Les pièces détachées sont-elles incluses ? Carte mère, broyeur, électrovannes : vérifiez les exclusions dans le contrat.

💡 L'impact RH En environnement de bureau, un délai d’intervention supérieur à 24h dégrade immédiatement l’expérience collaborateur et crée de la frustration.

💰 5. Modèle économique : Traquer les coûts cachés

21. Achat, location ou mise à disposition ?

• Achat : CAPEX élevé + maintenance à gérer à part.

• Location : Loyer fixe + service inclus (la sérénité).

• Mise à disposition : Machine "gratuite" mais souvent liée à un volume minimum ou un prix du café gonflé.
  

22. Facturation au réel ou au forfait ? Payez-vous ce que vous consommez réellement ?

23. Y a-t-il un minimum mensuel ? Attention aux petites lignes qui imposent un chiffre d'affaires minimum.

24. Paiement par badge / CB ? Si vos salariés paient : Qui collecte ? Y a-t-il une commission (type frais Nayax) ?

25. Durée d’engagement ? ⚠️ Méfiez-vous des contrats de 60 mois (5 ans). Une durée de 24 à 36 mois est un standard sain.

💡 Le vrai prix Le bon indicateur n’est pas le prix facial de la machine, mais le coût complet à la tasse incluant le café, la maintenance, la logistique et le SAV.

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♻️ 6. RSE & Impact : Au-delà du discours

26. Que devient le marc de café ? Finit-il dans la poubelle noire ou est-il valorisé (compost/biogaz) ?

27. Quelle est la traçabilité du café ? Pouvez-vous raconter son histoire et son origine à vos équipes ?

28. Comment réduisez-vous l’empreinte carbone ? Véhicules électriques ? Tournées optimisées ? Sourcing local ?

29. Proposez-vous du snacking sain ? Ou uniquement des barres chocolatées ultra-transformées ?

30. Fournissez-vous un reporting RSE ? Indispensable pour alimenter vos propres rapports RSE annuels.

💡 Le levier RSE La valorisation du marc de café est l’un des leviers RSE les plus simples, visibles et mesurables à mettre en place dans un bureau.

🔗 À lire aussi : [Que devient le marc de café en entreprise ?]

En résumé : Ne signez jamais sans réponses claires

Une offre café réussie repose sur un triptyque simple : ✔ Une machine adaptée ✔ Un café constant dans le temps ✔ Un service humain, proactif et local

Si un prestataire hésite sur la maintenance préventive ou la gestion du calcaire : passez votre chemin.

Chez Quartier Frais, notre offre Office Coffee Service a été conçue pour répondre un grand OUI à ces 30 questions.

👉 Vous avez un projet ? Challengez-nous avec cette checklist lors d’un audit café & dégustation.