Dans n'importe quel environnement de travail, l’Office Manager agit comme le ciment qui unit une équipe. Bien que les fonctions du poste puissent varier en fonction du domaine dans lequel vous travaillez, un sens aigu du leadership, et le bien-être de l'équipe, devrait guider la mission de l’Office Manager. Ce rôle est absolument crucial pour la réussite globale d'une entreprise, c'est pourquoi nous avons listé six conseils utiles aux Office Manager au quotidien.
1. Établissez des objectifs clairs pour votre équipe
Des objectifs clairs créeront une vraie motivation commune qui fera avancer votre équipe et la maintiendra productive. Votre rôle est d'insuffler cette motivation en montrant l'exemple ! Inspirez les membres de votre équipe à définir des objectifs personnels ambitieux mais réalisables qui reflètent leurs valeurs professionnelles et profitent au reste de l’entreprise. Le sentiment d'accomplissement qui accompagne la réussite d'un objectif motivera les employés à continuer à exceller. Vous pourrez mieux suivre leurs progrès en sachant exactement sur quoi ils travaillent.
2. La communication est la clé
C'est la responsabilité de l’Office Manager d'unifier un lieu de travail, ce qui signifie établir une communication directe et ouverte entre les membres de votre équipe. Assurez-vous qu'ils connaissent leurs fonctions spécifiques et donnez-leur des commentaires constructifs lorsque cela est utile ou nécessaire. Apprenez aux membres de votre équipe à articuler clairement leurs besoins et à s'écouter activement les uns les autres afin que tout le monde soit au courant de ce que l'on attend d'eux. Il existe beaucoup de mouvement dans un environnement de travail, des nouvelles embauches, des départs, des stages, etc. Il incombe donc à l’Office Manager de mettre en œuvre des méthodes de communication claires pour garantir que les gens arrivent à fonctionner ensemble de manière productive, malgré les différents mouvement hiérarchiques.
3. Un peu de fun pour aller loin
Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, vous devriez toujours faire un peu de place pour le plaisir. Vous pouvez par exemple organiser une soirée d’entreprise, créer des activités de team building entre collègues, que ce soit sportif, culturel, ou même festif. Gardez à l'esprit qu’un employé heureux est un employé productif. De plus, apprendre à connaître les membres de votre équipe en dehors d'un cadre de travail peut renforcer les relations personnelles, et à fortiori la communication entre les équipes.
4. Connaissez vos limites
S'il est crucial de vous montrer toujours disponible et à l'écoute pour vos collaborateurs, il est tout aussi important de maintenir des limites séparant votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Vous devez cultiver un environnement de travail confortable sans brouiller les lignes de conduite qui sont acceptable sur le lieu de travail. Rappelez aux gens de votre bureau que vous êtes leur ami, mais pas leur meilleur ami. Si vous regardez la série télé The Office, vous n’aurez pas envie d’avoir un collègue comme Michael Scott entre les mains.
5. Soyez un modèle
En tant qu’Office Manager, vous devez servir de modèle aux membres de votre équipe. À la fin de la journée, le seul comportement que vous pouvez contrôler est le vôtre, ce qui signifie que c'est à vous de montrer l'exemple et d'incarner les valeurs du lieu de travail que vous souhaitez voir refléter dans tout le bureau. Montrez-leur jusqu'où, un peu de positivité, peut aller pour remonter le moral de votre équipe lorsque vous venez de passer une journée particulièrement difficile. Élevez et enhardissez votre équipe lorsque des difficultés surviennent et traitez tout le monde avec le respect qu'ils méritent. Après suffisamment de temps, votre exemple deviendra la norme.
6. Allez plus loin
Dans la machine complexe d'une entreprise, il y a certaines choses qui ne manqueront pas de passer entre les mailles du filet, et ce devrait être l’Office Manager qui fournit le coup de main supplémentaire. Montrez aux membres de votre équipe que vous êtes prêt à faire des sacrifices qui enrichissent l'environnement de travail et rendent leur vie professionnelle plus agréable. Restez un petit peu plus tard lorsqu'il y a du travail supplémentaire à faire, et si vous pouvez le gérer, proposez de soulager la charge de travail de quelqu'un si vous voyez qu'il est sous l’eau et qu’il n’arrivera pas à tenir ses délais. Si vous continuez à aller au-delà, vous devriez constater que votre équipe se fera un plaisir de faire de même pour vous.
Vous avez désormais les quelques petits conseils qu’il vous faut pour mener à bien votre mission d’améliorer la qualité de vie d’une entreprise. On compte sur vous !